So berechnen Sie, was manuelle Prozesse Ihren Betrieb jedes Jahr kosten
Manuelle Prozesse kosten mehr als die Arbeitszeit. Mit diesem Rechenweg und den Stundensätzen von Destatis berechnen Sie die Kosten eines Ablaufs pro Jahr.
Dieser Beitrag wurde mit KI erstellt. Kennzeichnung gemäß Art. 50 EU AI Act. Verantwortlich für die Veröffentlichung: Sophera Consulting.
45,00 Euro hat eine geleistete Arbeitsstunde in der deutschen Privatwirtschaft 2025 im Schnitt gekostet, meldet das Statistische Bundesamt. Im Handel waren es 37,20 Euro, in Verkehr und Lagerei 35,80 Euro, im Gesundheits- und Sozialwesen 41,70 Euro. Wer die Kosten manueller Prozesse berechnen will, sollte mit diesen Zahlen anfangen und nicht mit dem Bruttolohn auf der Gehaltsabrechnung. Der liegt deutlich darunter, weil die Lohnnebenkosten fehlen und weil er auf bezahlte statt auf geleistete Stunden verteilt wird. Urlaub, Feiertage und Krankheitstage bezahlen Sie mit, gearbeitet wird in diesen Stunden nicht.
Mit dem richtigen Stundensatz sieht auch ein Ablauf anders aus, den im Haus niemand für teuer hält.
Manuelle Prozesse und ihre Kosten berechnen: die Grundformel
Die Rechnung hat drei Faktoren: Vorgänge pro Tag mal Minuten je Vorgang mal Arbeitstage im Jahr. Das Ergebnis in Stunden multiplizieren Sie mit dem Stundensatz.
Bei den Minuten verschätzt man sich am leichtesten. Wer die Zeit für eine Bestellung schätzt, denkt meist ans Abtippen. Dazu kommen das Suchen der Kundennummer, die Rückfrage wegen einer fehlenden Artikelnummer, das Warten auf die Antwort und der zweite Anlauf eine Stunde später. Messen Sie deshalb, statt zu schätzen. Eine Woche Strichliste an einem Arbeitsplatz reicht: Uhrzeit bei Beginn, Uhrzeit bei Abschluss und ein Kreuz, wenn der Vorgang zurückkam.
Den Stundensatz können Sie aus eigenen Zahlen bilden. Nehmen Sie die gesamten Arbeitgeberkosten einer Stelle im Jahr und teilen Sie durch die tatsächlich geleisteten Stunden. Liegt Ihnen das nicht vor, nehmen Sie den Destatis-Wert Ihrer Branche.
Ein durchgerechnetes Beispiel aus dem Großhandel
Angenommen, ein Großhändler bekommt täglich 80 Bestellungen per Mail. Der Innendienst liest jede, sucht den Kunden im ERP, legt die Positionen an und verschickt eine Auftragsbestätigung. Die Strichliste ergibt sechs Minuten je Bestellung, Rückfragen eingerechnet. Alle Zahlen in diesem Abschnitt sind ein Beispiel.
80 Bestellungen mal sechs Minuten sind 480 Minuten, also acht Stunden am Tag. Bei 220 Arbeitstagen kommen 1.760 Stunden im Jahr zusammen. Mit 37,20 Euro aus dem Handel sind das 65.472 Euro.
Das ist nur die Erfassung. Angenommen, drei Prozent der Bestellungen enthalten einen Fehler, etwa eine falsche Menge oder eine vertauschte Lieferadresse, und jede Korrektur kostet 20 Minuten für Telefonat, Gutschrift und Neuversand. Das sind 2,4 Fälle und 48 Minuten am Tag, im Jahr 176 Stunden oder weitere 6.547 Euro.
Zusammen kostet dieser eine Ablauf rund 72.000 Euro im Jahr. Eine Vollzeitkraft ist damit ausgelastet, und im Urlaub oder bei Krankheit stapeln sich die Mails.
Was die Formel nicht erfasst
Zwei Posten fehlen in der Rechnung, weil sie sich schwerer beziffern lassen. Da sind sie trotzdem.
Der eine ist die Liegezeit. Ein Vorgang, der morgens eingeht und nachmittags bearbeitet wird, kostet keine zusätzliche Arbeitsminute, aber Geld. Die Auftragsbestätigung kommt später, die Ware geht später raus, die Rechnung wird später gestellt. Bei Eingangsrechnungen sieht man es direkter: Angenommen, eine Rechnung über 5.000 Euro gewährt zwei Prozent Skonto bei Zahlung innerhalb von zehn Tagen und bleibt in der Freigabe liegen. Dann sind 100 Euro weg, und niemand bucht das als Verlust.
Dazu kommt die Arbeit, die liegen bleibt. Die 1.760 Stunden aus dem Beispiel sind Stunden, in denen der Innendienst keine Angebote nachfasst und keine Stammkunden anruft. Was das an Umsatz kostet, kann Ihnen niemand seriös ausrechnen. Sie wissen aber, wofür Sie Ihre Leute eingestellt haben.
Dieselbe Rechnung für Spedition und Klinik
Die Formel funktioniert in jeder Branche, nur die Vorgänge ändern sich. In der Spedition zählen Sie Aufträge aus Mail und Portal oder Belege, die jemand in die Buchhaltung überträgt, und rechnen mit 35,80 Euro. In der Klinik zählen Sie Bestellungen von Medikamenten und Implantaten, Belegungsmeldungen oder Berichte für die Stationsleitung, mit 41,70 Euro. Dort zählt jede Stunde doppelt, denn was ein Agent an Verwaltung übernimmt, hat das Team wieder für Patienten.
Was die Zahl für die Entscheidung bedeutet
Mit der Jahreszahl kennen Sie die Obergrenze dessen, was eine Automatisierung einsparen kann. Je nach Prozess sparen wir mit einem Agenten 20 bis 80 Prozent der Prozesskosten ein. Im Beispiel wären das rund 14.400 bis 57.600 Euro im Jahr. Wo ein Ablauf in dieser Spanne landet, hängt vor allem daran, wie viele Vorgänge ohne Rückfrage durchlaufen.
Dieser Einsparung stellen Sie den Festpreis gegenüber und die laufenden Kosten. Bei uns sind das nur die Nutzungskosten der KI-Modelle, die direkt bei Ihnen abgerechnet werden, ohne Abo und ohne Betriebspauschale. Die Wartung übernimmt ein Wartungsagent, der im Festpreis enthalten ist. Ein Agent ist in ein bis zwei Tagen aufgebaut, und der Test mit echten Fällen läuft in derselben Woche. Ob die Rechnung in Ihrem Haus aufgeht, sehen Sie also früh.
Womit Sie anfangen sollten
Nehmen Sie den Ablauf, über den im Haus am meisten geklagt wird, und führen Sie eine Woche lang Strichliste. Drei Zahlen genügen: Vorgänge pro Tag, Minuten je Vorgang und der Anteil der Vorgänge mit Korrektur. Multiplizieren Sie mit dem Stundensatz Ihrer Branche. Mit dieser Zahl gehen Sie in jedes Gespräch mit einem Anbieter und können jedes Angebot daran messen, auch unseres.
Sophera Consulting rechnet das im kostenlosen Automations-Check mit Ihnen für einen Prozess durch. Wir klären, welcher Ablauf sich für den Anfang eignet, und Sie bekommen danach ein Angebot zum Festpreis mit Kosten-Nutzen-Analyse.
Dieser Artikel wurde mit Hilfe von KI erstellt.